PE 06 - Post Estruturante. O ETP Como Parte de um Sistema de Conhecimento

Além dos diversos estudos de menor monta que se caracterizam como um dos 13 elementos do ETP como os cálculos, as conferências e as projeções realizadas nos despachos, pareceres e notas técnicas, vamos assumir como exemplo que você participe da elaboração de um a três ETP a cada ano.

Claro que dependendo do tamanho e da complexidade de cada ETP, é razoável acreditar que sua atuação em paralelo com outras atividades da sua área, certamente dificulta a melhoria contínua na criação de cada ETP.

Agora, imagine que você foi selecionado para um grupo de trabalho que atuará exclusivamente por 6 meses na elaboração de vários ETP vinculados aos projetos de modernização das instalações físicas do seu órgão. Feitos os preparativos para dar as melhores condições possíveis ao grupo e, iniciada a produção dos artefatos, a equipe de planejamento tomou o cuidado de analisar as características de cada demanda e de criar padrões e regras gerais visando à otimização do tempo e da energia a serem gastos nas tarefas.

No decorrer das atividades, a equipe percebeu alguns pontos de melhoria em cada etapa, na medida em que as tarefas repetitivas e redundantes foram sendo otimizadas, as fontes de dados foram tratadas e ocorreu o reaproveitamento de recursos, enfim, desenvolveu-se uma consciência e a elaboração de cada ETP flui consumindo menos tempo e energia. Em decorrência dessa maior fluidez, a geração e o reaproveitamento do conhecimento e a tomada de decisão vão se tornando mais eficazes.

Neste exemplo, visto individualmente, cada ETP corresponde a um pulso ou fluxo nesse processo de trabalho que poderíamos denominar, por exemplo, simplesmente de: Elaboração de ETP. Por outro lado, se visto cada ETP como parte de um conjunto coeso e alinhado sob a força do Plano de Contratações Anual - PCA[1] e correlacionado com as contratações correlatas e/ou interdependentes[2], percebemos que, em alguma medida, um ETP é afetado e afeta mutuamente todo o conjunto. E para tudo isso - processos, pessoas, normas e orçamento, funcionar harmonicamente em torno de um objetivo comum, é necessário criar uma estrutura interligando todos os elementos - o que normalmente definimos como sistema.

Já o conceito de conhecimento é dinâmico, pois assume muitas definições tais como, as acadêmicas, empresariais, técnicas e muitas mais. Nesta nossa obra, focalizaremos no conhecimento como o recurso vital que percorre desde o registro do interesse público (externo – interno), até os resultados gerados pela solução contratada. Perceba que a elaboração de qualquer estudo técnico, tal como o ETP, mistura o conhecimento institucional – aquele que cada organização mantém formalizado e acessível, ou seja, explícito, com o aprendizado que cada integrante da Equipe de Planejamento possui, ou seja, implícito.[3]

Assim, cada ETP funciona como uma chave de conexão setorial com o Plano de Contratação Anual - PCA, que se interliga ao Plano de Logística Sustentável – PLS e que juntos se conectam à estratégia institucional (Plano Estratégico Institucional – PEI). Por sua vez, o PEI funciona como uma janela que integra a instituição e o meio-ambiente externo, alcançando direta ou indiretamente à Lei de Orçamento Anual - LOA e o Plano Plurianual – PPA.

Mas como manter a consistência das informações e, principalmente das comunicações nesse mundo volátil, incerto, complexo e ambíguo em que vivemos?  

“How should companies and individuals behave in a world that is in a constant state of flux?”[4] 

Esta pergunta foi feita em 1996 no livro: Only the Paranoid Survive, escrito por Andrew Grove[5]- cofundador da Intel. Àquela época, Grove percebeu que ocorreria uma tremenda mudança comportamental na forma das pessoas se comunicarem e adquirirem conhecimento.

E inserindo os desafios do mundo atual numa visão histórica, imagine o que foi a transmissão de conhecimento verbal para a linguagem escrita na antiga Mesopotâmia ou milênios depois, a invenção da imprensa por Guttemberg no Século XVI. Contudo, a atual sociedade digital ainda engatinha... Ainda nem conhece seus próprios limites e tal fato chega a repercutir nas equipes de estudo, tanto na perspectiva institucional, quanto na individual, exigindo maior atenção para evitar fenômenos indesejados.

Para termos uma noção dos efeitos dessa hiper conexão, basta inserimos a elaboração de um ETP numa visão sistêmica, olhando para fora das janelas da nossa organização. Percebemos a força da turbulência onde convivem as empresas privadas, os cidadãos, as entidades de classe e outros entes governamentais. As mudanças são tão constantes e velozes, que chegam a afetar a leitura do contexto, exigindo o tratamento contínuo dos dados e das informações para ensejar a busca por melhorias e solução de problemas organizacionais. Mas, surge a questão: Qual a melhor forma das equipes de estudo tratarem tudo isso?

             - Modelando. Pois ao modelar ocorre a preparação para registrar a origem do conhecimento e da geração do conteúdo que virão a justificar o porquê das decisões, das informações, dos elementos e das ferramentas mais adequadas utilizadas para aquele momento de estudo a cargo da EPC.

O isolamento e as condições de trabalho oferecidas para as equipes de estudo em geral, são outro desafio a ser vencido para a produção de conhecimento. Pois raramente se observa a existência de recursos identificados e organizados, tais como dados históricos e ferramentas específicas para acessar o conhecimento preexistente nas organizações.

             - Reaproveita-se muito pouco do esforço técnico e institucional de cada equipe de estudo, por exemplo, das dezenas de EPC que são instituídas anualmente.

E até mesmo para casos específicos e frequentes, como na elaboração de ETP para contratações – considerando que a equipe é formalmente designada pela alta gestão, há falta de recursos, dados históricos estruturados e interrupções nas atividades que dificultam compreender a demanda analisada e o contexto em que ela se situa.

Ainda que haja o esforço natural dos integrantes da EPC, é patente que a equipe depende fortemente de sua instituição para agir efetivamente na descoberta e no tratamento do conteúdo necessário para a proposição de soluções. A NLL é bem clara nesse ponto conforme parágrafo único do artigo 11º:

Parágrafo único. A alta administração do órgão ou entidade é responsável pela governança das contratações e deve implementar processos e estruturas, inclusive de gestão de riscos e controles internos, para avaliar, direcionar e monitorar os processos licitatórios e os respectivos contratos, com o intuito de alcançar os objetivos estabelecidos no caput deste artigo, promover um ambiente íntegro e confiável, assegurar o alinhamento das contratações ao planejamento estratégico e às leis orçamentárias e promover eficiência, efetividade e eficácia em suas contratações.

Agora que sabemos que cada ETP integra um sistema de conhecimento[6], vamos observar os ciclos de aprendizagem-conhecimento que se iniciam já nas atividades de elaboração de sua versão inicial e vêm agregando em sua estrutura o aprendizado sobre a demanda (Situação-Problema) até aquele momento. E, mesmo após a contratação do objeto e, iniciada a execução contratual, a aprendizagem contínua persiste por meio do monitoramento do(s) resultado(s) obtido(s). Essa dinâmica permite que o conhecimento captado desde o início de cada ETP, seja reintroduzido periodicamente ao PCA para: 

1-      Averiguar se os resultados da execução contratual estão condizentes com o previsto no ETP, realizando ajustes tempestivos e mantendo o compliance entre ETP, o TR e o contrato;

2-      Atualizar o ETP inaugural, revalidando ou não, as premissas outrora utilizadas, por exemplo, para validar a renovação do contrato - CTR.

3-      Compor e atualizar o PCA do órgão com o conhecimento produzido, usando o conhecimento obtido como subsídio para novos ETP.

Temos assim, normalmente, a cada período contratual, uma reavaliação do contexto em que a situação-problema está inserida para decidir se a viabilidade da solução em função do Interesse Público, caminha para seu prosseguimento nos termos anteriores, ou continuará mediante ajustes, ou ainda, pelo encerramento contratual e abertura de nova fase de planejamento da contratação.

[1] Caput e Inciso II, § 1o, artigo 18º da NLL.

[2] Inciso XI, §1o, artigo 18º da NLL.

[3] Terra, José Cláudio C. – Gestão do Conhecimento: O grande desafio empresarial : uma abordagem baseada no aprendizado e na criatividade – São Paulo: Negócio Editora, 2001. 2ª Edição, Pág. 78.

[4] 1. Östling J, Larsson Heidenblad D. The History of Knowledge. Olsson L, trans. Cambridge University Press; 2024.

[5] https://www.britannica.com/money/Andrew-S-Grove

[6] Hertz, J. C., Brinkerhoff, D. W., Bush, R., & Karetji, P. (2020). Knowledge systems: Evidence to policy concepts in practice. RTI Press.  RTI Press Policy Brief No. PB-0024-2006 https://doi.org/10.3768/rtipress.2020.pb.0024.2006